Focus su PEC e firma digitale, a fronte dei nuovi obblighi di legge, con ARUBA a FORUM PA 2013: l’intervista a Stefano Sordi, Direttore Marketing Aruba e Andrea Sassetti, Direttore Servizi di Certificazione.

Si è chiusa da poco l’edizione 2013 del Forum PA, evento di riferimento in Italia per operatori di aziende pubbliche e private che lavorano a contatto con le PA, l’innovazione e la modernizzazione del sistema pubblico italiano. Un appuntamento al quale era presente anche ARUBA con le proprie soluzioni innovative di PEC e firma digitale.

PMI.it ne ha parlato con il Direttore Marketing, Stefano Sordi, ed il Direttore Servizi di Certificazione, Andrea Sassetti.

PEC e crisi economica

È un momento particolare per l’economia italiana, un momento di contrazione degli investimenti e di sfiducia nel futuro. Il mercato in cui si muove ARUBA, con particolare riferimento alla Posta Elettronica Certificata (PEC) ed alla firma digitale, in che modo sta rispondendo alla crisi? Ha subito contrazioni o è comunque in espansione?

«In realtà – ci spiega Stefano Sordi – in virtù del fatto che esistono oggi degli obblighi normativi legati all’adozione della Posta Elettronica Certificata, il nostro settore è piuttosto immune dalle contrazioni del mercato. Il trend di crescita del numero di caselle di PEC è costante e con l’obbligo di legge per le ditte individuali, con scadenza fissata al 30 di giugno, c’è stata ovviamente  un’intensificazione del numero di attivazioni, nonostante ci sia, rispetto alla  precedente scadenza (novembre 2011) che obbligava le società giuridiche a dotarsi di PEC, un lieve ritardo in termini di adozione

PEC e campagna informativa

Questo però non è da imputarsi allo stato generale di crisi, quanto piuttosto alla campagna informativa, che in questo caso non è stata martellante quanto quella del 2011.

In sintesi, non avvertiamo particolari contrazioni nella PEC, e, anche per quanto riguarda i servizi di firma digitale, ci sono segnali molto positivi. Per quest’ultima in realtà non esistono obblighi di legge imminenti, tuttavia ci sono degli obblighi indiretti che impongono comunque alle aziende l’adozione delle tecnologie di firma digitale».

Secondo la vostra esperienza quindi quale è il principale ostacolo alla diffusione della PEC tra professionisti ed aziende?

«Come dicevamo, il principale problema della PEC risiede nella campagna informativa per quanto riguarda la registrazione e l’attivazione: gli Enti che l’hanno promossa in passato erano partiti con molto anticipo con le varie  attività di natura  informativa, mentre quest’anno le campagne di comunicazione sono state lanciate solo di recente. In effetti, da quando l’attività informativa da parte degli Enti è iniziata, la domanda di caselle PEC è cresciuta, e di fatto si sta finalmente chiarendo alle imprese che rientrano nell’obbligo di legge come mettersi in regola. Ovviamente stiamo parlando in termini di attivazioni delle caselle di PEC, perché in termini di utilizzo il discorso cambia».

PEC attive

Le aziende dunque attivano la PEC spinte dall’obbligo di legge, ma poi la utilizzano?

«La situazione da punto di vista dell’utilizzo della PEC è piuttosto eterogenea: ci sono imprese che ne fanno un utilizzo abbastanza importante, avendo compreso quelli che sono i vantaggi principali della PEC, come la semplificazione dei processi che porta con sé anche una riduzione dei costi.

Questa deriva sia dalla riduzione della carta e dell’invio delle raccomandate, sia dalla possibilità di inviare messaggi di posta elettronica con valore legale stando comodamente seduti alla propria postazione. Operazioni per le quali prima si era obbligati ad uscire dall’ufficio e dedicare un discreto tempo a questo tipo di attività.

Chi ha compreso questi vantaggi sfrutta appieno le potenzialità della PEC, chi non lo ha fatto si limita ad utilizzare la posta elettronica certificata in ricezione e/o  in invio, quindi non facendone un utilizzo che potremmo definire “attivo”.

Ci sono poi tante realtà che operano a stretto contatto con la Pubblica Amministrazione che utilizzano ampiamente la PEC per presentare domande di accesso a concorsi, bandi di gara e così via, ottenendo dall’utilizzo di questo strumento un ulteriore beneficio.

Campagna informativa ARUBA PEC

Per concludere credo ci sia la necessità da parte degli operatori pubblici che propongono la PEC, ma anche di quelli privati come ARUBA, di fare delle campagne informative per spingerne l’utilizzo. ARUBA questo lo sta facendo attraverso vari canali: organizzeremo dei webinar, lavoreremo sui social networks per promuovere l’utilizzo della PEC, e inoltre, da alcune settimane , abbiamo lanciato un campagna TV  per raggiungere il pubblico più ampio possibile, al fine di sensibilizzare sulla scadenza e presentare la nostra offerta gratuita.

Questo è un impegno che una società come ARUBA, che conta 2,7 milioni di caselle attive  – ossia il 60% del mercato italiano –  in qualità di principale operatore sente particolarmente caro».

PEC nelle PA

Con riferimento alla Pubblica Amministrazione, quale è il grado di adozione e di utilizzo della PEC?

Andrea Sassetti ci spiega che «le PA sono di fatto obbligate a dotarsi di PEC e nella pratica la utilizzano integrandola con i processi – ad esempio – di protocollo o di gestione dei bandi di gara. Quindi la PEC viene utilizzata come tecnologia abilitante all’interno di un processo informatico.

La PEC dunque deve essere vista dalle PA sia come una casella di posta certificata da utilizzare per l’invio e la ricezione di email, ma anche come uno strumento da integrare all’interno dei propri processi, qualunque essi siano, per dare loro un valore aggiunto.

Per l’integrazione applicativa delle funzionalità, le PA possono utilizzare le interfacce che ARUBA fornisce loro al posto dei client web email.

Tipicamente, ad esempio, si risponde ad un bando di gara allegando alla PEC  una documentazione firmata digitalmente. Ci sono poi dei sistemi che verificano in maniera automatica la ricezione delle email e le ricevute. Così tutto l’iter del bando di gara utilizza come “mezzo di trasporto” la PEC e la firma digitale nei vari formati, come strumento di consegna della documentazione firmata».

Vantaggi della PEC

Perché in questa particolare congiuntura economica le aziende e le pubbliche amministrazioni dovrebbero investire nei servizi come la PEC e la firma digitale? Quali benefici se ne possono trarre?

«L’utilizzo di PEC e firma digitale costituisce un risparmio di fatto, non solo per l’ovvia digitalizzazione e quindi abbandono del cartaceo, ma per lo snellimento dei processi e l’ottimizzazione delle risorse che si traduce automaticamente in una riduzione dei costi per l’azienda».